新生普查的瓶颈从来不是答题那两小时，是前后的组织。一个能跑顺的排期通常是六周：两周准备、一周集中测评、两周处置、一周出报告。下面这张表可以直接拿去改成贵校的日程。
先把表贴出来，再逐周说清楚每一步实际会卡在哪。
六周排期清单
第一周：确定方案、划定范围、核对名单。负责人：心理中心牵头，学工部门与教务配合提供新生名册。
第二周：系统准备、账号下发、告知与动员。负责人：信息中心负责账号与对接，心理中心负责告知文本，辅导员负责通知到班。
第三周：集中测评。负责人：辅导员是主力，心理中心值班处理异常，信息中心保障当晚的并发。
第四周：结果分层、生成名单、分发到院系。负责人：心理中心。
第五周：约谈与核实。负责人：辅导员执行，心理中心承接转介与高风险个案。
第六周：撰写报告、归档、下一轮排期。负责人：心理中心，学工部门会签。
这六周是可以整体前移或后移的，但顺序不能调，尤其第四周和第五周不能合并——名单没分完就开始约谈，一定会漏人和重复。
第一到第二周：真正的工作量在名单上
准备阶段最容易被低估的不是系统配置，是名单。
新生名册在这个时间点往往还在变：有报到未注册的、有转专业的、有预科和留学生单独成班的、有专升本插进来的。用九月初的名册去发测评，十月做统计时会发现分母对不上。
务实的做法是：定一个名单的截止时刻，把它写进方案里，之后所有的统计都按这一份算。晚到的学生单独补测，不回头重算分母。
这一步还要同时定两件事：分层测评怎么分（一阶全员答短问卷，有提示的进二阶），以及测评前那一屏告知怎么写。告知里要写清楚目的、结果谁能看到、保存多久、以及可能会有老师联系你。最后这句写上去参与率会掉一点，但不写，后面的信任是借来的。
第三周：集中测评那几天
组织方式通常有两种：按班集中在机房或教室统一做，或者开放几天让学生自己用手机完成。
集中的完成率高，但要占场地和课时；开放式省事，但完成率靠辅导员反复催。多数学校的做法是混合：给三到五天窗口，辅导员每天看一次未完成名单，最后半天安排一次集中补测。
这一周对系统的要求只有两条：晚上八点到十点那个峰值扛得住，以及未完成名单能随时导出给辅导员。其余功能这几天都用不上。
值班要排。学生会在答题时遇到各种情况——题目看不懂、手机闪退、答到一半改主意了，需要有人当场回答。
第四周：分层和分发
这一周是整个普查的枢纽，也是最容易出错的一周。
要做三件事：按规则分出需要关注的名单；把名单按院系拆开分发；同时把每一条的责任人写清楚。
分发时有个原则值得坚持：一个学生只开一张工单。同一个学生如果同时出现在普查预警和辅导员上报里，要合并成一条，不要让他被心理中心、辅导员、学院分别联系三次。重复讲述本身就是消耗。
另外，名单拆开之后不要用微信发。表格一旦发出去就脱离了控制，谁转给了谁、谁存在了哪台电脑上，事后没有人能说清楚。
第五周：约谈与核实
这一周的工作量集中在辅导员身上，而且分布很不均匀——有的学院二十几个，有的学院三五个。
排期时要把这一点考虑进去：名单大的学院要提前打招呼，必要时心理中心派人协助。指望所有学院在同一周内完成同样的进度，是不现实的。
这一周也是高风险个案浮出来的时候。遇到需要走危机通道的，不要排在常规约谈队列里等，这部分的处置规则我们在另一篇里单独讲过。
第六周：报告与归档
报告通常要出两种：给学校的总体报告，以及给各院系的分院系报告。
总体报告的固定部分——参与率、分布、同比——可以由系统直接出，人力应该花在结论和建议那几段上。分院系报告最好由系统批量生成后，心理中心统一过一遍口径再发。
归档要做的一件事是：把这一轮的名单状态封存。哪些已约谈、哪些转介、哪些仍在跟进，下学期复查时要能接着看，而不是重新开始。
每个阶段最常卡在哪
第一周卡名单口径不统一，统计时分母对不上。
第二周卡账号和统一身份认证的对接，这件事要提前两周开始，不能等到测评前三天。
第三周卡完成率，尤其是开放式组织时的最后两成学生。
第四周卡名单分发之后责任人不明确，导致名单躺着没人动。
第五周卡约谈进度在各学院之间差距很大。
第六周卡报告口径，各处的数字对不上。
时间不够的时候，压哪几步
现实里常常只有三四周。可以压缩的是这三处：
准备阶段的两周可以压成一周，前提是名单和账号在暑假就准备好。
测评窗口可以从五天压到三天，代价是完成率要靠辅导员多催几轮。
分院系报告可以延后一到两周出，先出总体报告交差。
不能压的是两处：第四周的分层分发不能和第五周的约谈合并；高风险名单的处置不能排队等。这两处一压，普查就变成了只收数据不管人。
如果你正在排今年的日程，可以把学校的时间窗口和规模说一下，我们帮你把这六周套到你们的校历上。